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内容証明書ってどう書くの?

・用紙に制限はありません。紙質、サイズも原則自由です。ただし差出郵便局で5年間保存される為、保存に耐えないもの(感熱紙など)は使用出来ません。

・用紙の枚数にも制限はありません。ただし複数枚にわたる場合は全てホチキスで綴じ、ページの繋ぎ目すべてに割印(契印)を押さなくてはなりません。

・1行あたりの字数と1枚あたりの行数については制限があります。
縦書きの場合 1行に20字以内、1枚につき26行以内

横書きの場合 1行に26字以内、1枚につき20行以内
1行に13字以内、1枚につき40行以内
1行に20字以内、1枚につき26行以内 

・使用できる文字に制限があります。

使用出来る文字はひらがな、カタカナ、漢字、句読点、数字、および一般的な記号です。
英字は固有名詞(人名・地名・会社名・商品名、など)でのみ使用が可能です。
記号や句読点も1字として数えます。
、 。 % + などは使用可能です。
kg、㎡なども使用可能です。(2文字として数えます)
ただし、「」(かっこ)のみ、合わせて1字として数えます。
※初めのかっこ「のみ1文字として数え、とじかっこ」は数えません。
①は○と1で2文字として数えます。
(1)や(2)、(一)や(二)は、2文字です。
ただし、これらが文中の序列を示す記号として取り扱われている場合は1文字として数えます。 

・表題は自由でありつけてもつけなくても全く問題ありません。

・差出人と受取人の住所・氏名は必要事項ですので、必ず記載しなければなりません。

・相手方が個人である場合は自宅住所へ送付、相手方が法人である場合は本店所在地に送付するのが原則です。

・相手方の自宅住所で無い場所に送付する場合には、プライバシーの侵害や名誉毀損となる危険があるので注意が必要です。

・相手方の勤務先住所に送る場合であれば、最低でも、
「○○県○○市○○町○−○ ○○○○株式会社 気付 ○○○○殿」等とし、封筒に「親展」と記載するようにします。

・特に秘密にしたい事項であれば、「本人限定受取郵便」などを理由するのが確実です。または、「郵便局留」で発送し、相手に発送した旨を伝えて、窓口に受け取りに行ってもらう方法もあります。

・文面中、差出人の氏名の横(または下)に押印すること一般的ですが、これは決まりではありません。押印するもしないも任意です。

・時候のあいさつ文なども不要であり、要件のみを書くことが一般的です。ただし離婚や内縁関係解消等特別な場合には、内容証明のもつ威圧感を緩和させるために、あえて時候のあいさつ文をつける場合もあります

・内容証明郵便の場合、手紙以外のもの(資料やコピー等)は同封することが出来ません。「別郵便で○○書を送付しましたのでご確認下さい」等と記載しておくのが一般的です。

・文面や内容に「○日以内に支払がない場合刑事告訴します」や「要求に応じなければ貴殿の勤務先や家族に通報する」等の表現をすることは脅迫になりかねません。文面や内容は冷静になって決める必要があります。

・差出人が複数いる場合は連盟で送付できます。この場合、差出人(通知人)の欄に住所・氏名を各人が記載します。ページの繋ぎ目の契印や訂正印は差出人全員が押すことになります。配達証明のハガキを受け取る差出人の住所・氏名の前に”(送達先)”と書き加えます。

・受け取り人が複数いる場合
受取人が違うだけで差し出す内容が同じであれば、1回の内容証明郵便で差し出すことが出来ます。
これを、「同文内容証明郵便」といいます。「同文内容証明」は二種類あります。

 ①完全同文内容証明郵便
2名以上の相手に差し出す内容証明郵便で、その文面の内容のみならず、日付や差出人・受取人の記載がすべて同一のものを「完全 同文内容証明郵便」といいます。受取人の住所・氏名を連記します。この場合、通常の内容証明の通数(1人だと3通)に、受取人の数が増えた分だけ通数を増やして作成します。
例)2名に差し出す場合→4通。3名に差し出す場合→5通。 

 ②不完全同文内容証明郵便
  完全同文内容証明とは異なり受取人を連記しません。受取人の住所・氏名のみ個別に書いて作成します。日付や文面の内容は同一でなければなりません。この場合、作成する内容証明の通数は通常の通数(1人だと3通)に受取人の数が増えた分だけ足した通数を作成します。しかしここで注意点があります。郵便局が保管する分と、差出人が保管する分の計2部だけは、受取人全員が連記してなければなりません。

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内容証明書を書く際のポイントって何?

・内容証明書内で記載されている内容が読み取れるよう、つまり表題と内容が一致していてかつ出来る限り簡潔なタイトル(標題)を付けましょう。

・差出人と受取人の記載内容に間違いがあると送信不能となり再度送付する必要が出て無駄な費用がかかります。また回答を求めていた場合などは回答を受け取ることも出来なくなります。間違いのないようにしましょう。

・事実や経緯の記載内容に間違いがあると後々争いの元となります。正確な内容のみを記載するようにしましょう。

・主張や請求を明確に記載しましょう。

・その主張や請求に法的根拠を求めましょう。また主張や請求に違法性がないかも確かめましょう。その際「○○法第○○条に基づき~」等の表記をして、出来る限り法令を特定して記載しましょう。

・相手に回答を求める場合や金銭の支払いを請求する場合等は、その期限を明確に記載しましょう。

・その期限が経過した場合にどのような手段をとるのかを出来る限り明確に記載しましょう。

・法令上の罰則や類似事案での判例等も記載しましょう。余計な紛争を事前に防ぐ可能性が高まります。

・民事上の請求だけでなく、刑事事件に該当するならば被害届や刑事告訴・告発、行政処分の可能性があるならばその監督官庁への申立等の準備があることも記載しましょう。

・適正な差出日かどうかを確認しましょう。差出日がすでに消滅時効にかかっていたらせっかくの内容証明書の内容も無効となってしまいます。

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